Privacy Policy

Artikel 1 – Definities

1. RingDesk: aanbieder van telefoon beantwoordservices en aanverwante communicatiediensten.

2. Klant: iedere rechtspersoon of handelend in de uitoefening van beroep/bedrijf.

3. Betrokkene: iedere natuurlijke persoon van wie persoonsgegevens worden verwerkt.

4. Persoonsgegevens: alle informatie over een geïdentificeerde of identificeerbare persoon.

5. Verwerking: elke handeling met persoonsgegevens zoals bedoeld in de AVG.

Artikel 2 – Verantwoordelijke

1. RingDesk is verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacy policy.

Artikel 3 – Toepasselijkheid

1. Deze privacy policy is van toepassing op alle verwerkingen van persoonsgegevens door RingDesk in het kader van haar dienstverlening.

Artikel 4 – Welke gegevens wij verwerken

1. RingDesk verwerkt de volgende gegevens van klanten:

   • bedrijfsnaam

   • contactgegevens

   • naam van contactpersonen

   • facturatiegegevens

2. RingDesk verwerkt de volgende gegevens van bellers:

   • naam (indien opgegeven)

   • telefoonnummer

   • inhoud van het gesprek of bericht

3. Daarnaast kunnen technische gegevens worden verwerkt zoals IP-adressen en loggegevens.

Artikel 5 – Doeleinden van verwerking

1. RingDesk verwerkt persoonsgegevens voor:

   • het aannemen en verwerken van telefoongesprekken

   • het doorgeven van berichten aan klanten

   • het uitvoeren van de overeenkomst

   • facturatie en administratie

   • kwaliteitsverbetering en training

   • beveiliging en fraudepreventie

   • naleving van wettelijke verplichtingen

Artikel 6 – Rechtsgrond

1. Persoonsgegevens worden verwerkt op basis van:

   • uitvoering van de overeenkomst

   • gerechtvaardigd belang

   • wettelijke verplichtingen

Artikel 7 – Gespreksopnames

1. RingDesk kan gesprekken opnemen voor kwaliteits- en trainingsdoeleinden.

2. Indien van toepassing wordt de beller hierover geïnformeerd.

3. Gespreksopnames worden maximaal 30 dagen bewaard, tenzij anders overeengekomen of wettelijk verplicht.

Artikel 8 – Delen van gegevens

1. RingDesk deelt persoonsgegevens uitsluitend met derden indien dit noodzakelijk is voor de dienstverlening.

2. Dit kan onder meer gebeuren met:

   • telecomproviders

   • hostingpartijen

   • softwareleveranciers (zoals CRM-systemen)

   • betaalproviders

3. Met verwerkers worden verwerkersovereenkomsten gesloten.

Artikel 9 – Bewaartermijnen

1. Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk:

   • klantgegevens: gedurende de overeenkomst + wettelijke bewaartermijn

   • gespreksgegevens (zoals berichten): maximaal 12 maanden, tenzij anders overeengekomen

   • gespreksopnames: maximaal 30 dagen

   • facturatiegegevens: minimaal 7 jaar

Artikel 10 – Beveiliging

1. RingDesk neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.

Artikel 11 – Rechten van betrokkenen

1. Betrokkenen hebben recht op:

   • inzage

   • correctie

   • verwijdering

   • beperking van verwerking

   • bezwaar

   • dataportabiliteit

2. Verzoeken kunnen worden ingediend via: info@ringdesk.nl

Artikel 12 – Cookies en websitegebruik

1. Indien van toepassing maakt RingDesk gebruik van cookies voor functionele en analytische doeleinden.

Artikel 13 – Datalekken

1. RingDesk hanteert procedures voor het melden en afhandelen van datalekken conform de AVG.

2. Indien nodig worden datalekken gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens en betrokkenen.

Artikel 14 – Wijzigingen

1. RingDesk behoudt zich het recht voor deze privacy policy te wijzigen.

2. De meest actuele versie wordt gepubliceerd op de website.

Artikel 15 – Contact

1. Voor vragen of verzoeken met betrekking tot privacy:
   
   RingDesk
   info@ringdesk.nl
   www.ringdesk.nl
   
   Datum laatste wijziging: 29 april 2026.